Nouvelle activité

Nom de l'activité Le nom sous lequel vous retrouverez cette activité dans vos réponses aux demandes et dans votre politique.

À quoi servent ces renseignements (finalité) La Loi 25 vous demande de fixer la fin avant de recueillir (art. 4, 5). Cette phrase se retrouve dans votre politique et dans vos réponses aux demandes d'accès.

De qui s'agit-il (personnes concernées) Sert à retrouver vite les activités qui touchent une personne qui fait une demande d'accès.

Quels renseignements (catégories) Sert à répondre à « quels renseignements avez-vous sur moi », à repérer les renseignements sensibles pour la sécurité et l'ÉFVP, et à écrire la section « ce que nous recueillons » de votre politique.

Les catégories marquées « sensible » le sont par nature et ne peuvent pas être décochées. Celles marquées « sensible (contexte) » le sont par défaut : cliquez sur le marqueur pour le retirer si, dans cette activité précise, le renseignement ne l'est pas.

D'où viennent-ils Art. 6 et 7 : la source d'un renseignement obtenu d'un tiers doit être notée au dossier (CON-017, CON-018).

Fondement Détermine ce que vous devez pouvoir prouver (un consentement, une loi, un contrat).

Statut Une activité archivée reste dans le registre (preuve) mais ne génère plus de rappels. Actif Archivé

Règle de conservation Une durée, une unité et le moment où le compte à rebours commence. Le produit ne calcule une date de destruction que lorsque ce moment est une date qu'il peut connaître.

Une loi fixe-t-elle la durée de conservation ? Un délai prévu par une loi FIXE la date de destruction, il ne l'arrête pas : le produit calcule la date et vous la rappelle. Un seul délai par activité : le plus long absorbe les plus courts.

Une procédure en cours vous oblige-t-elle à garder ces renseignements ? Un motif dont personne ne connaît la fin SUSPEND la destruction : aucune date n'est calculée tant qu'il dure, et vous êtes rappelé de le revoir chaque année.

Ces renseignements servent à prendre une décision à l'égard d'une personne L'article 11 al. 2 impose alors un plancher d'un an après la décision. Une règle plus courte est refusée à l'enregistrement.

À qui on les communique (destinataires) Sert à dire à une personne à qui ses renseignements ont été communiqués (RGT-009) et à vérifier vos ententes de sous-traitance (GOV-007).

Votre registre des fournisseurs est vide. Ajoutez-en un ci-dessous, ou décrivez le destinataire dans la note.

Ce fournisseur est hors Québec

Note libre, pour ce qu'une liste ne dit pas (par exemple : « aucune communication à l'extérieur de l'entreprise »).

Où ils sont conservés (systèmes) Sert à savoir quoi ouvrir quand une personne demande ses renseignements, et quoi sécuriser.

Sortent-ils du Québec Un transfert hors Québec exige une évaluation avant l'envoi (art. 17). Répondre oui crée l'ÉFVP à faire. Oui, cette activité envoie des renseignements personnels hors du Québec