1. Qui nous sommes
HelionAI est une plateforme de conformité à la Loi 25 exploitée par LeapVision Technologies Inc. (« LeapVision », « nous », « notre »), une société constituée au Québec, Canada (NEQ 1181486631, BN 757702436). HelionAI est la marque et le service; LeapVision Technologies Inc. est l'entreprise responsable des renseignements personnels traités au moyen du service.
- Responsable du traitement (entreprise) : LeapVision Technologies Inc.
- Adresse : 206 Rivermere, Saint-Lambert (Québec) Canada J4R 2G1
- Courriel général : hello@helionai.ca
La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les utilisons et les protégeons, et les droits dont vous disposez en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (la « Loi 25 ») et des autres lois applicables (notamment la LPRPDE fédérale).
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne veille au respect de la présente politique et traite vos demandes et vos plaintes.
- Responsable de la protection des renseignements personnels : JP Bray, président-directeur général, LeapVision Technologies Inc.
- Courriel : privacy@helionai.ca
À noter : si aucune personne n'est expressément désignée, la Loi 25 prévoit que la fonction de responsable revient de plein droit à la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'entreprise. Le PDG de LeapVision Technologies Inc. assume cette responsabilité tant qu'une délégation expresse n'a pas été consignée.
3. Les renseignements que nous recueillons et pourquoi
Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites ci-dessous, selon la surface avec laquelle vous interagissez.
3.1 Évaluation gratuite (« scan » des signaux publics)
- Ce que nous recueillons : votre courriel professionnel et le nom de domaine du site Web que vous nous demandez d'analyser.
- Pourquoi : générer et vous transmettre votre rapport d'évaluation gratuit, et assurer le suivi à votre sujet concernant HelionAI.
- L'analyse porte sur les pages publiques du site Web indiqué, pas sur vous en tant que personne.
3.2 La plateforme (compte client)
- Ce que nous recueillons : vos données de compte et d'organisation (nom, courriel, nom de l'entreprise, rôle, identifiants de connexion) et le contenu que vous saisissez dans la plateforme (réponses d'auto-évaluation, registres, incidents, EFVP, demandes d'accès, pièces justificatives téléversées).
- Pourquoi : vous fournir le service, conserver votre dossier de conformité, vous authentifier et vous soutenir.
- Une partie du contenu que vous saisissez peut elle-même constituer des renseignements personnels (par exemple ceux de vos propres clients ou employés). À l'égard de ce contenu, vous agissez comme l'entreprise responsable et nous agissons comme prestataire de services pour votre compte, selon notre Entente de traitement des données.
3.3 Le site Web
- Analytique (Google Analytics 4) : seulement après votre consentement (voir la section 4). Mesure d'usage agrégée du site.
- Journaux de serveur : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, horodatages, recueillis automatiquement à des fins de sécurité, de prévention de la fraude et de bon fonctionnement du site. Ces données sont nécessaires au fonctionnement et ne nécessitent pas de consentement, mais sont divulguées ici par transparence.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
4. Consentement, témoins (cookies) et technologies de suivi
4.1 Notre plateforme de gestion du consentement (CMP)
Notre site affiche une bannière de consentement dès votre arrivée. Tant que vous n'avez pas consenti, les technologies non essentielles sont bloquées par défaut. La bannière vous permet de Tout refuser, Tout accepter ou Personnaliser vos choix, l'option de refus étant présentée avec la même importance que l'option d'acceptation.
4.2 Google Analytics 4 et le mode Consentement (Consent Mode v2)
Nous utilisons Google Analytics 4 (identifiant de mesure G-NPPLG8B6DG) pour comprendre l'usage du site. Nous employons le mode Consentement v2 de Google, configuré pour refuser par défaut le stockage à des fins d'analyse et de publicité. Aucune mesure analytique n'est transmise avant que vous y consentiez. Si vous acceptez, des témoins d'analyse (par exemple _ga) sont déposés et les mesures sont transmises à Google.
4.3 Témoins essentiels
Certains témoins sont strictement nécessaires (sécurité, authentification, session, mémorisation de votre choix de consentement). Ils ne servent pas au profilage et ne nécessitent pas de consentement.
4.4 Technologies d'identification, de localisation ou de profilage
La Loi 25 exige que toute technologie permettant d'identifier, de localiser ou de profiler une personne soit désactivée par défaut. C'est le cas chez nous : l'analytique reste désactivée tant que vous n'avez pas consenti. Nous n'utilisons aucun pixel publicitaire, aucun outil de reciblage ni aucune technologie de profilage comportemental.
4.5 Comment retirer ou modifier votre consentement
Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment au moyen de notre bannière de gestion du consentement (accessible depuis le site), ou en supprimant les témoins dans votre navigateur. Le retrait du consentement n'a pas d'effet rétroactif. Vous pouvez aussi écrire à privacy@helionai.ca.
5. Vos droits et comment les exercer
En vertu de la Loi 25 (et, selon votre situation, de la LPRPDE et d'autres lois), vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :
- Accès : obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et en obtenir une copie.
- Rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
- Retrait du consentement : retirer un consentement donné (voir la section 4.5).
- Suppression / cessation de diffusion : demander que nous cessions de diffuser des renseignements vous concernant et, dans les cas prévus par la loi, que nous les détruisions.
- Désindexation : demander la désindexation d'un hyperlien qui donne accès à des renseignements vous concernant lorsque les conditions de la loi sont réunies.
- Portabilité : obtenir, dans la mesure prévue par la loi, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Comment exercer ces droits : écrivez à privacy@helionai.ca, ou utilisez le formulaire de demande prévu à cet effet sur notre service. Nous répondons dans les délais prévus par la loi (généralement 30 jours). Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite. Si nous refusons une demande, nous vous en expliquerons les motifs et les recours possibles.
6. Conservation et destruction
Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou aussi longtemps que l'exige la loi. Lorsque les fins sont accomplies, nous détruisons les renseignements ou les anonymisons de façon sécuritaire.
Nos durées de conservation par défaut sont les suivantes :
| Catégorie de renseignements | Durée de conservation | Justification |
|---|---|---|
| Courriels de prospects (évaluation gratuite) | Jusqu'à 24 mois après le dernier contact, ou jusqu'à votre désabonnement si plus tôt | Suivi commercial raisonnable, puis destruction; le désabonnement met fin à la conservation à des fins de prospection. |
| Données de compte et d'organisation (client) | Pendant la durée de l'abonnement, puis 90 jours après la fermeture du compte | Permet la réactivation, l'exportation finale et la facturation de clôture, après quoi les renseignements sont détruits ou anonymisés. |
| Contenu de conformité saisi par le client (auto-évaluations, registres, incidents, EFVP, demandes d'accès, pièces justificatives téléversées) | Pendant la durée de l'abonnement, puis suppression dans un délai de grâce de 30 jours après la fermeture du compte | Ce contenu peut contenir des renseignements personnels que vous détenez à l'égard de vos propres clients ou employés; nous le conservons comme prestataire de services et le supprimons rapidement après la fin du service, sauf instruction contraire de votre part ou obligation légale. |
| Journaux de serveur (sécurité) | 30 jours | Période courte suffisante à la détection d'incidents, au dépannage et à la prévention de la fraude. |
| Journaux d'accès administratif (qui a consulté quoi) | 12 mois | Obligation de reddition de comptes et besoins d'enquête en cas d'incident de confidentialité. |
| Preuve de consentement (journaux de la plateforme de gestion du consentement) | 24 mois après le retrait ou la modification du consentement | Démontre, en cas de demande de la CAI, qu'un consentement valide a été obtenu, sans conserver la preuve indéfiniment. |
| Copies de sauvegarde | Cycle de sauvegarde maximal de 35 jours | Les sauvegardes sont écrasées de façon cyclique; les renseignements supprimés des systèmes actifs disparaissent des sauvegardes au terme du cycle. |
Lorsque la loi impose une période différente (par exemple en matière fiscale pour les dossiers de facturation), nous appliquons la période la plus longue requise puis détruisons les renseignements.
7. Hébergement, sous-traitants et communication hors Québec
7.1 Hébergement au Canada et fonctions d'IA (non activées en production)
Nous hébergeons vos données au Canada, dans la région AWS ca-central-1 (Montréal, Québec).
Les fonctions de rédaction assistée par intelligence artificielle ne sont pas activées dans notre environnement de production à l'heure actuelle. Aucun contenu n'est transmis à un sous-traitant d'IA aujourd'hui. Si nous les activons un jour, l'inférence se fera au Canada, en région (AWS Bedrock, ca-central-1); nous n'activerons pas de transport vers un point de service Anthropic situé aux États-Unis. L'activation est conditionnelle à l'autorisation préalable de notre fonction juridique quant au traitement en région au Canada, et le contenu soumis à ces fonctions ne serait pas utilisé pour entraîner des modèles d'IA.
7.2 Sous-traitants
Nous faisons appel à un nombre restreint de sous-traitants soigneusement choisis, liés par contrat à des obligations de protection au moins équivalentes aux nôtres. Notre liste de sous-traitants comprend notamment :
- Amazon Web Services (AWS) : hébergement et stockage, région
ca-central-1(Canada). - Paddle (Paddle.com, Inc.) : facturation et traitement des paiements, États-Unis. Paddle gère les instruments de paiement directement; nous ne conservons pas les numéros de carte complets. Lié par l'entente de traitement des données de Paddle.
- Resend (Resend, Inc.) : envoi des courriels transactionnels (notifications de service, alertes d'échéances, confirmations de demande d'accès, liens de formation), États-Unis. Lié par l'entente de traitement des données de Resend.
- Google Analytics 4 (Google LLC) : mesure de l'utilisation du site Web, États-Unis. Activé uniquement après votre consentement explicite (voir la section 4.2). Lié par les conditions de traitement des données de Google.
Un sous-traitant d'inférence IA en région au Canada (AWS Bedrock ca-central-1) s'ajouterait à cette liste si et seulement si les fonctions de rédaction assistée par IA étaient activées (voir la section 7.1). La liste détaillée et à jour est tenue à part.
7.3 Communication hors Québec
Certains sous-traitants de soutien (par exemple le fournisseur de paiement et le fournisseur de courriel) peuvent traiter certains renseignements opérationnels limités à l'extérieur du Québec, possiblement aux États-Unis. Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous réalisons et documentons l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) exigée par la Loi 25, qui tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins visées, des mesures de protection et du cadre juridique de la juridiction de destination. Nous limitons les renseignements communiqués au strict nécessaire.
8. Décisions automatisées
LeapVision ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait un effet juridique ou un effet important comparable à l'égard d'une personne. L'évaluation gratuite attribue un pointage au site Web public d'une organisation selon des règles transparentes; il ne s'agit pas d'une décision automatisée concernant une personne physique. Si nous devions un jour mettre en place un tel traitement, nous vous en informerions et vous offririons les droits prévus par la loi.
9. Sécurité
Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements : chiffrement en transit, contrôle des accès, hébergement au Canada, journalisation et pratiques de moindre privilège. Aucun système n'est parfaitement sûr, mais nous nous efforçons de protéger vos renseignements de façon appropriée.
10. Incident de confidentialité et plaintes
En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, le consignons à notre registre des incidents, et avisons la Commission d'accès à l'information (CAI) ainsi que les personnes concernées, comme l'exige la Loi 25.
Pour toute question ou plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, écrivez d'abord à notre responsable, à privacy@helionai.ca. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI), et, selon votre situation, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
11. Renseignements concernant les mineurs
Notre service s'adresse à des entreprises et n'est pas destiné aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels d'enfants.
12. Modifications de la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique. Toute modification importante sera publiée sur cette page avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.
13. Nous joindre
LeapVision Technologies Inc. (marque : HelionAI)
206 Rivermere, Saint-Lambert (Québec) Canada J4R 2G1
Responsable de la protection des renseignements personnels : privacy@helionai.ca
Questions générales : hello@helionai.ca